Registro horario obligatorio en España: guía completa 2025

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas por ley a llevar un registro horario de sus empleados. No importa el tamaño de la empresa, el sector ni el tipo de contrato: si tenéis trabajadores por cuenta ajena, debéis registrar sus horas de entrada y salida cada día. Esta obligación, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, afecta a millones de empresas en España y, sin embargo, muchas todavía no la cumplen correctamente.

En esta guía os explicamos exactamente qué dice la ley, qué información debe contener el registro, cuáles son las consecuencias de no hacerlo y cuál es la forma más sencilla y segura de cumplir con la normativa. Si buscáis una solución que funcione desde el primer día, EasyClock es el software de fichaje laboral diseñado específicamente para pymes y autónomos con empleados en España.

¿Qué dice la ley? El RDL 8/2019

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para incluir la obligación expresa de llevar un registro diario de la jornada. Entró en vigor el 12 de mayo de 2019 y desde entonces no ha habido marcha atrás.

El texto de la ley es claro: «La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.» La norma no admite excepciones por tamaño de empresa, sector o tipo de contrato. Desde la pequeña peluquería con una empleada hasta la gran corporación con miles de trabajadores, todas están obligadas a cumplir.

La ley tampoco impone un formato concreto para el registro. Podéis hacerlo en papel, en una hoja de cálculo, con una aplicación de fichaje o con cualquier otro sistema, siempre que se cumplan los requisitos mínimos de contenido, fiabilidad y conservación. Sin embargo, como veremos más adelante, no todos los métodos ofrecen las mismas garantías ante una inspección de trabajo.

Es importante aclarar que la norma habla de «personas trabajadoras», es decir, empleados por cuenta ajena con contrato laboral. Los socios, administradores y autónomos que trabajan solos no están obligados a registrar su propia jornada. Sin embargo, si un autónomo tiene empleados a su cargo, sí debe llevar el registro de esos trabajadores.

¿Qué información debe incluir el registro?

El Ministerio de Trabajo ha aclarado en varias ocasiones qué elementos debe contener el registro horario para que sea válido ante la Inspección de Trabajo. No basta con apuntar cuántas horas ha trabajado alguien: el registro debe ser lo suficientemente detallado como para permitir verificar si se están respetando los límites de jornada y los descansos obligatorios.

Los elementos obligatorios son:

• Hora exacta de inicio de la jornada de cada empleado cada día que trabaje. No es suficiente indicar «trabajó 8 horas»: hay que indicar a qué hora entró.
• Hora exacta de finalización de la jornada. Del mismo modo, debe quedar constancia de cuándo terminó cada trabajador.
• Timestamp verificable. Aunque la ley no menciona explícitamente el NTP, la Inspección de Trabajo exige que los registros sean fiables y no manipulables. Un fichaje con NTP (hora de un servidor de tiempo oficial) garantiza que los datos son exactos y que ninguna de las partes puede alterarlos retroactivamente.
• Firma o conformidad del empleado. La normativa exige que los registros sean organizados y accesibles para los representantes de los trabajadores. En la práctica, es muy recomendable que el empleado confirme sus registros periódicamente, algo que EasyClock implementa con la firma mensual digital.

Además, la empresa está obligada a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos disponibles en todo momento para la Inspección de Trabajo y para los representantes sindicales. Esto significa que no basta con llevar el registro: hay que garantizar que no se pierda, que no se pueda alterar y que se pueda presentar de forma ordenada cuando lo soliciten.

¿Qué pasa si no llevas el registro horario?

No llevar un registro horario válido es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Esto tiene consecuencias económicas directas para la empresa, independientemente de si tiene empleados irregulares o no. El simple hecho de no tener el registro, de tenerlo incompleto o de no poder demostrar su fiabilidad ya es motivo suficiente para una sanción.

Las multas por no llevar registro horario oscilan entre:

• 626 € y 6.250 € para infracciones graves en grado mínimo, medio o máximo.
• Hasta 10.000 € en casos de reincidencia o cuando la infracción afecta a un número elevado de trabajadores.

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede iniciar un expediente sancionador de oficio o a raíz de una denuncia de un trabajador. Durante la inspección, pueden solicitar los registros de jornada en el acto. Si la empresa no los tiene, si están incompletos o si no pueden demostrar que son fiables (por ejemplo, porque se trata de una hoja de Excel sin protección que cualquiera podría modificar), la inspección puede levantar un acta de infracción directamente.

Más allá de la multa, un registro horario deficiente puede complicar enormemente una disputa laboral. Si un empleado reclama horas extra no pagadas, la carga de la prueba recae sobre la empresa: si no tenéis un registro sólido, es muy difícil demostrar que no hubo horas extra. Un sistema de fichaje fiable con sellado de hora NTP y auditoría inmutable os protege ante este tipo de situaciones.

Métodos para llevar el registro horario

Existen varias formas de cumplir con la obligación de registro horario, pero no todas ofrecen las mismas garantías. A continuación os explicamos las principales opciones:

Registro en papel

El registro en papel es la opción más básica y, en teoría, completamente legal. Consiste en que cada empleado firme a mano una hoja donde conste su hora de entrada y salida. El problema es que el papel es fácil de falsificar, difícil de organizar y muy complicado de conservar durante cuatro años de forma ordenada. Además, ante una inspección, un montón de hojas en papel firmadas a mano puede generar dudas sobre su autenticidad, especialmente si están escritas con el mismo bolígrafo y la misma letra en bloque.

Hoja de cálculo (Excel)

Muchas empresas utilizan hojas de cálculo compartidas o ficheros de Excel para llevar el registro horario. Es una solución barata y flexible, pero tiene riesgos importantes: cualquier persona con acceso puede modificar los datos, no hay un sellado de hora verificable y es muy fácil «olvidar» registrar un día o rellenar los datos a posteriori. La Inspección de Trabajo es consciente de estas limitaciones y puede cuestionar la fiabilidad de un Excel que no tenga ningún tipo de protección o hash de integridad.

Software especializado (recomendado)

La opción más segura y cómoda es utilizar un software de fichaje laboral diseñado específicamente para cumplir el RDL 8/2019. Este tipo de herramientas registran automáticamente la hora de entrada y salida con un timestamp NTP oficial, almacenan los datos de forma segura en la nube, permiten exportar informes con garantías de integridad y facilitan que el empleado confirme su registro periódicamente.

EasyClock es un ejemplo de este tipo de software, diseñado específicamente para pymes y autónomos españoles. Funciona 100% desde el navegador, sin necesidad de instalar ninguna aplicación, y permite que los empleados fichen desde cualquier dispositivo. El precio es de 0,50 €/empleado activo al mes, sin permanencia ni cuotas fijas. Como reloj laboral digital, EasyClock garantiza que cada fichaje queda sellado con hora NTP y no puede ser alterado posteriormente.

Cómo cumplir el registro horario con EasyClock

Configurar EasyClock y empezar a registrar jornadas es un proceso que se completa en menos de cinco minutos. Os explicamos el proceso paso a paso:

1. Crear cuenta: Accedéis a easyclock.es y registráis vuestra empresa con email y contraseña. No se requiere tarjeta de crédito para empezar.
2. Invitar a los empleados: Añadís a cada trabajador por su dirección de correo electrónico. Recibirán un email con acceso inmediato a su panel de fichaje.
3. Los empleados fichan: Cada día, cuando el empleado entra a trabajar, accede a EasyClock desde su navegador y pulsa el botón de fichaje. El sistema registra la hora exacta mediante NTP. Al terminar la jornada, ficha la salida del mismo modo. El fichaje es inmediato, seguro y no requiere ninguna instalación.
4. Gestión y exportación: Como administrador, podéis ver en tiempo real los fichajes de todos los empleados, corregir incidencias con trazabilidad completa y generar informes mensuales en CSV. Cada informe incluye un hash SHA-256 que garantiza su integridad: cualquier modificación posterior invalidaría el hash, lo que demuestra ante la Inspección que el documento no ha sido alterado.
5. Firma mensual del empleado: Al cierre de cada mes, el empleado recibe una notificación para revisar y confirmar digitalmente sus registros. Esta firma digital satisface el requisito de conformidad del trabajador exigido por la normativa.

EasyClock cumple todos los requisitos técnicos del RDL 8/2019:

• NTP oficial: cada fichaje se sella con la hora de un servidor de tiempo oficial. Ni el empleado ni el administrador pueden modificar la hora registrada. Podéis ver cómo funciona en detalle en la sección de cómo funciona EasyClock.
• SHA-256: los informes mensuales incluyen un hash criptográfico que garantiza la integridad del documento.
• Firma mensual: el empleado confirma digitalmente sus horas al cierre de cada mes.
• Auditoría inmutable: cualquier corrección queda registrada con el nombre del responsable, la fecha y el motivo. El historial no puede eliminarse.
• Conservación 4 años: los registros se almacenan de forma segura en la nube durante el período exigido por la ley.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario

¿Los autónomos tienen que llevar registro horario?

Los autónomos que trabajan solos, sin empleados, no están obligados a llevar registro de su propia jornada. La obligación del RDL 8/2019 afecta únicamente a las relaciones laborales por cuenta ajena, es decir, cuando existe un contrato de trabajo entre una empresa (o autónomo empleador) y un trabajador. Si sois autónomos con trabajadores a vuestro cargo, sí debéis registrar la jornada de esos empleados, exactamente igual que cualquier otra empresa. Si sois autónomos colaboradores (cónyuge, familiares) que cotizan como autónomos y no tienen contrato laboral, tampoco están sujetos a la obligación.

¿El teletrabajo requiere registro horario?

Sí. La modalidad de teletrabajo no exime de la obligación de llevar registro horario. La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, refuerza incluso esta exigencia al indicar que la empresa debe garantizar el registro de jornada de los empleados en remoto con las mismas condiciones que los presenciales. Un sistema de fichaje como EasyClock es especialmente útil en estos casos, ya que el empleado puede fichar desde cualquier lugar con conexión a internet, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. El fichaje se hace desde el navegador, en segundos, y queda registrado con hora NTP independientemente de dónde esté el trabajador.

¿Puede el empleado ver su propio registro?

Sí, y de hecho la ley lo exige. La normativa establece que los registros de jornada deben estar accesibles para los representantes de los trabajadores y, en todo caso, para el propio empleado. En EasyClock, cada trabajador tiene acceso a su historial completo de fichajes desde su panel personal. Puede consultar sus entradas y salidas de los últimos meses y, al cierre del mes, revisar y firmar digitalmente el resumen de su jornada. Esto genera transparencia y evita conflictos futuros sobre las horas trabajadas.

¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar?

El fichaje es una obligación que afecta tanto a la empresa como al trabajador. La empresa está obligada a garantizar el registro, pero el trabajador también tiene el deber de colaborar con el sistema que la empresa haya implantado. Si un empleado se niega a fichar sin motivo justificado, puede incurrir en un incumplimiento de sus obligaciones laborales. En estos casos, lo recomendable es documentar la negativa por escrito y consultar con asesoría laboral. Lo que no puede hacer la empresa es «no llevar registro» porque un empleado no quiere fichar: la responsabilidad de tener el sistema en marcha recae siempre sobre el empleador.

Conclusión

El registro horario obligatorio es una realidad desde 2019 y la Inspección de Trabajo cada vez presta más atención a su cumplimiento. No basta con tener cualquier sistema: el registro debe ser fiable, conservarse cuatro años y poder demostrarse ante una inspección. La forma más segura y cómoda de hacerlo es con un software especializado como EasyClock, que automatiza el fichaje con NTP, genera informes con SHA-256 y permite que el empleado firme digitalmente cada mes. Por 0,50 € al mes por empleado, no hay excusa para no cumplir la ley.